نگاشت فرآیندهای دانشگاه آزاد معاونت آموزش

Azad_UNI

کارفرما : دانشگاه آزاد اسلامی

مستندسازی فرآیندهای سازمانی یکی از ابتدایی‌ترین گام‌های حرکت به سمت بهینه‌سازی آنهاست. هدف از این کار به نوعی مدل‌کردن روند انجام اموری است که به هر شکل سازمان در آن دخیل است. وجود یک زبان مشترک و استاندارد به منظور مدل کردن فرآیندها کمک می‌کند تا این مستندات در شرایط زمانی و مکانی مختلف کارایی خود را از دست ندهند.

یکی از روش‌های یکپارچه و نظام‌مند برای طراحی، اجرا و پایش فرآیندهای سازمان، مدیریت فرآیندهای کسب‌وکار (BPM[1]) می‌باشد. به عبارت دیگر BPM یک راه حل جامع برای درک و مدیریت روندهای موجود در سازمان با استفاده از فناوری اطلاعات است. این روش با استفاده از ساده‌سازی روابط کاری پیچیده موجود بین کارکنان، سیستم‌ها و فرآیندها، بهره‌وری سازمان و رضایت مشتریان را افزایش می‌دهد. به کمک BPM می‌توان فرآیندهای سازمان را استخراج نموده و مشکلات موجود درجریان کار سازمان را از طریق شناسایی فرآیندهای معیوب برطرف نمود.

یکی از ابزارهای مفید BPM برای مدل‌کردن فرآیندهای سازمانی، استاندارد [۲]BPMN است. این استاندارد شامل مجموعه‌ای از اشکال گرافیکی است که مبتنی بر فلوچارت توسعه یافته‌اند. هدف اصلی BPMN فراهم نمودن مدلی قابل فهم برای تمام افراد سازمان می‌باشد. همچنین این استاندارد به راحتی قابل‌تبدیل به فرآیندهای ماشین‌خوان است به‌گونه‌ای که نرم‌افزارهای مدیریت جریان کار بتوانند آن‌ها را در سازمان به گردش بیاندازند.

در این پروژه  وضع موجود تمام فرآیندهای مرتبط با حوزه معاونت آموزشی و تحصیلات تکمیلی دانشگاه آزاد اسلامی استخراج  و مستند گردیده است. این مرحله به عنوان فاز اولیه مدیریت فرآیندهای سازمان لازم‌الاجرا می‌باشد. جهت نیل به این هدف، تعداد ۴۷ فرآیند از فرآیندهای دفاتر مختلف معاونت آموزشی و تحصیلات تکمیلی شامل: مرکز امور هیئت علمی، مرکز امور آموزشی و تحصیلات تکمیلی (امور آموزشی و گسترش رشته‌های تحصیلی)، مرکز نظارت و ارزیابی آموزشی، مرکز مطالعات و برنامه‌ریزی آموزشی و دفتر هیئت ممیزه جهت بررسی، مدل‌سازی و تهیه شناسنامه فرآیندها انتخاب گردید. جهت استخراج فرآیندهای مذکور، با حداقل ۱۴ نفر از مدیران و کارشناسان دفاتر مختلف طی جلسات مکرر مصاحبه حضوری انجام گرفته است. همچنین تعداد ۲۶ فرم مرتبط با فرآیندهای مختلف دفاتر زیرمجموعه حوزه معاونت آموزشی و تحصیلات تکمیلی طراحی شده و شناسنامه‌ی فرم‌های منتخب به صورت کامل تهیه و تنظیم گردیده است. مدل‌سازی تمام فرآیندها با استفاده از نسخه دوم استاندارد BPMN انجام گرفته و گزارش پیشرو پس از دریافت بازخوردهای مختلف و انجام اصلاحات مکرر ارائه می‌گردد.

[۱] Business Process Management)BPM)
[۲] Business Process Modeling Notation)BPMN)

پاسخ دهید

نشانی ایمیل شما منتشر نخواهد شد. بخش‌های موردنیاز علامت‌گذاری شده‌اند *