طراحی روش برنامه ریزی شخصی دانش آموزان

StockSubmitter|||$|0N|000000000000000000000000000000000000000000|$@_@$$@$$@$@$@$@$@$@$@$@$@$@$@$@$@$@$@$@$@$@$$@$$@$$@$@$@$@$@$@$@$@$$@$@$@$@$@$@$@$$@$$@@$|||$$-1$0$0|_________________________________________|000000000000000000000000000000000000000100|

بسم الله الرحمن الرحیم

مقدمه

برنامه‌ریزی مفهومی است که انسان خواسته یا ناخواسته از ابتدا با آن مواجه بوده است. شاید تصور لحظه‌ای که ذهن انسان در حال برنامه‌ریزی (به معنای اعم) یا اجرای برنامه نباشد برای بسیاری مشکل یا غیرممکن باشد. ذهن در بسیاری از مواقع مخصوصا در اوقاتی که از اشتغالات کاری و وظایف محوله فراغت دارد مشغول برنامه‌ریزی است. فکر به‌اینکه الآن، یک ساعت بعد، فردا، هفته، ماه یا سال آینده قرار است چه کاری انجام دهیم برنامه‌ریزی است. خلاصه اینکه هر نوع تصمیم‌گیری مبنی بر انجام یا نحوه انجام یک کار در آینده نزدیک یا دور نوعی برنامه‌ریزی است که هر روزه ذهن ما با آن مواجه است. اما چه مقدار از این تصمیمات و برنامه‌ها مفید است؟ چه مقدار از آنها اجرا می‌شود؟ اولویت هرکدام چقدر است؟ هدف از اجرای هرکدام چیست؟ چه میزان وقت در بازه‌های زمانی مختلف باید به یک برنامه یا برای رسیدن به یک هدف صرف شود؟ اگر شرایط تغییر کرد کدام برنامه‌ها و به چه صورت تغییر خواهند کرد؟ چرا بسیاری از برنامه‌ها ناتمام رها می‌شوند؟ آیا می‌توان از برنامه‌های ناتمام هم سود برد و به آنها نیز جهت داد؟

این سؤالات و بسیاری سؤالات دیگر که روز به روز و با افزایش پیچیدگیهای زندگی و تعریف نیازها و وظایف مختلف برای انسان بیشتر نیز می‌شوند باعث شد که برنامه‌ریزی کم‌کم به یک علم تبدیل شود و امروزه گرایشها و شعبات مختلفی از این علم مورد توجه دانشمندان و پژوهشگران قرار گرفته است. شاید واژه‌هایی مثل برنامه‌ریزی آموزشی، تحصیلی، درسی، سازمانی، اقتصادی، استراتژیک، فرهنگی و … را هر روزه از منابع مختلف می‌خوانیم یا می‌شنویم. همه اینها ناظر به یک مطلب است: بدست آوردن روشی برای رسیدن به هدفی مشخص در زمان مطلوب و معین.

یکی از انواع برنامه‌ریزیها که معمولا همه افراد خواه ناخواه با آن درگیرند برنامه‌ریزی شخصی است. اینکه شخصی بداند بین علاقه‌مندیها، وظایف، نیازها و سایر کارهای خود و زمانی که در اختیار دارد تعادلی برقرار نماید که به بهترین نتیجه (بسته به اهدافی که در نظر دارد) برسد برنامه‌ریزی شخصی است. این برنامه است که افراد را به دو دسته منظم یا با برنامه و نامنظم یا بی‌برنامه تقسیم می‌کند و بسیاری عاما موفقیت و شکست افراد در زندگی را در نوع برنامه‌ریزی و اجرای برنامه تدوین شده می‌دانند. در این برنامه‌ریزی شخصی موارد مختلفی مطرح است، خصوصیات افراد، حالات مختلف یک فرد، اهداف، اعتقادات، محیط و بسیاری عوامل و موضوعات دیگر در برنامه‌ریزی شخصی مؤثر و مهم هستند. امروزه روشهای متعددی برای برنامه‌ریزی پیشنهاد شده است که هرکدام نقاط قوت و ضعف خاص خود را دارند. در این نوشته در جهت رفع مشکلات اجرای اغلب روشهای پیشنهاد شده برنامه‌ریزی و علل عدم توفیق افراد در اجرای برنامه‌ها با الهام از برنامه‌های عبادی و وظایف دینی، مدلی را برای برنامه‌ریزی شخصی ارائه خواهیم نمود. در این مدل با اعتقاد بر اینکه تنها برنامه الهی برای انسان بی‌نقص است در حد توانایی و میزان استعداد فکری خود با نگاه به برنامه‌های عبادی دین اسلام از جهاتی، روشی برای برنامه‌ریزی پویا با حفظ آزادی حداکثری (در مسیر تحقق اهداف برنامه تدوین شده) پیشنهاد نموده و سپس بر اساس این روش ابزار و جداول لازم برای اجرای آن را ارائه خواهیم کرد.

روشهای برنامه‌ریزی

جدول زیر را همه کسانی که دوران مدرسه را گذرانده‌اند، دیده اند:

۹-۸ ۱۰-۹ ۱۱-۱۰ ۱۲-۱۱ ۱۳-۱۲ ۱۴-۱۳
شنبه
یکشنبه
دوشنبه
سه شنبه
چهارشنبه
پنج‌شنبه

 

این نوع جداول به عنوان برنامه درسی مدارس با محتوا و شکلهای مختلف و بر حسب تعداد ساعات حضور در مدرسه و ساعات شروع و پایان کلاسها طی سالهای تحصیل در اختیار دانش‌آموزان قرار می‌گیرد تا بر اساس آن در کلاسها حاضر شده و وظایف و تکالیف متناسب با آنها را انجام دهند. اما اغلب دانش‌آموزان برنامه دیگری نیز دارند که بوسیله آن کارهای ساعات دیگر روز و روزهای تعطیل را سامان می‌دهند و برای ساعات خارج از مدرسه برنامه‌ریزی می‌کنند. این برنامه که ممکن است مکتوب باشد یا در ذهن دانش‌آموزان، خودآگاه یا ناخودآگاه، کوتاه‌مدت یا بلندمدت و اجرا بشود یا نشود جهت‌دهنده افکار و کارهای آنها در ساعاتی از روز است که در اختیار خودشان هستند. البته فراموش نشود که این دسته دوم برنامه مختص دانش‌آموزان نیست و در مراحل بعد نیز در افراد مختلف و سطوح متفاوت به شکلهای مختلفی دیده می‌شود. همین برنامه و نحوه اجرای آن است که از انسان فردی بابرنامه یا بی‌برنامه می‌سازد و به زندگی و روند آن شکل می‌دهد. معمولا افراد در مقاطع مختلف و مخصوصا در مواقعی که قصد انجام کاری را دارند یا تصمیم به تغییر یا تنظیم روش زندگی خود می‌گیرند برنامه‌ریزیهایی را برای خود انجام می‌دهند، البته همانطور که در مقدمه هم ذکر شد انسان همیشه در حال برنامه‌ریزیست اما این نوع برنامه معمولا مکتوب، خودآگاه و با هدفهای معین و جهت‌دار است و برای تنظیم آن وقت صرف می‌شود. اهمیت این برنامه‌ریزی در زندگی افراد وقتی مشخص می‌شود که مشاوران و مؤسسات مختلفی را می‌بینیم که داعیه برنامه‌ریزی درسی و کاری و ارائه روشهای مدیریت ذهن و فکر را دارند و مخصوصا برای اهدافی که اغلب افراد جامعه در دوره‌ای با آن سر و کار دارند مثل برنامه‌ریزی برای کنکورها و آزمونهای درسی افراد و مراکز مختلفی وجود دارند. کتابهای مختلفی هم با عنوان برنامه‌ریزی و عناوین مشابه منتشر شده و در دسترس افراد قرار دارد. اما معمولا این برنامه‌ها بر چه اصولی بنا شده‌اند و فصل مشترک این روشها چیست؟ چه میزان از موفقیت افراد از اثرات این برنامه‌ریزی است؟ و مشکلاتشان چیست؟

جدولی که در ابتدای این بخش برای برنامه درسی مدارس مثال زده شد شاید پایه اصلی بسیاری از این روشها باشد به این مفهوم که در این روشهای برنامه‌ریزی هم شما باید در ساعات مشخصی کار مشخصی را انجام دهید و برای هر ساعت از وقت شما کاری درنظر گرفته شده است. در برخی دیگر از برنامه‌ها که اغلب برنامه‌‌های ارائه شده برای موفقیت در کنکور را نیز شامل می‌شود. به شما گفته خواهد شد در روز چقدر از چه درسی را بخوانید و چند ساعت برای درس یا کار دیگر وقت صرف کنید و حتی در برخی که دقیقترند استراحت و کارهای غیر مرتبط شما نیز برنامه‌ریزی می‌شوند. به عبارت دیگر باز هم شما در طی روز کارهایی را دارید که باید به هرکدامشان وقت تعیین شده را اختصاص دهید تا موفق شوید.

نمونه‌ای از این برنامه نیز به صورت زیر خواهد بود:

فعالیت A فعالیت B فعالیت C …. فعالیت N
شنبه
یکشنبه
دوشنبه
سه شنبه
چهارشنبه
پنج‌شنبه

 

در خانه‌های داخلی این جدول میزان ساعاتی که باید در هر روز به فعالیتهای مشخص شده اختصاص داده شود قرار می‌گیرد. به این ترتیب شما موظف می‌شوید در روز بر اساس برنامه‌ای که تنظیم کرده‌اید به کارهای مختلفتان وقت اختصاص دهید.

روش دیگری نیز با کمی تغییر در همین برنامه وجود دارد که به‌جای ساعات لازم برای هر فعالیت و کار واحدهایی متناسب با آن در جدول دیده می‌شود. مثلا برای مطالعه تعداد صفحاتی که باید مطالعه شود، تعداد مسائلی که باید حل شود یا برای فعالیتهای دستی و صنعتی میزان پیشرفت کار در هر روز مدنظر قرار می‌گیرد. در این روش شما برای خود معین می‌کنید که در هر روز چقدر از کار را انجام دهید.

مشکلات برنامه‌ریزی شخصی و اجرای آن:

انجام صحیح برنامه‌ریزی و اجرای آن نیز مانند همه کارها با مشکلاتی همراه است که می‌توان آنها را به دو بخش تقسیم نمود. اول، مشکلات برنامه‌ریزان و اجرا کنندگان برنامه‌ها و دیگری، مشکلات برنامه و روشهای برنامه‌ریزی. در این بخش سعی خواهیم کرد مشکلات موجود در دو بخش مذکور را بیان نموده، مختصرا شرح دهیم.

  • مشکلات برنامه‌ریزان و اجرا کنندگان برنامه‌
  • از اولین مشکلاتی که در برنامه‌ریزی بوجود می‌آید هدف‌گزاریهای غیر معقول و غیر منطقی است. به عبارت دیگر از آنجا که افراد معمولا در شرایطی برنامه‌ریزی می‌کنند که در خصوص رسیدن به هدفی مصمم هستند و انگیزه بالایی برای انجام آن دارند، در برنامه بر اساس این انگیزه و عزم ایجاد شده که غالبا زودگذر نیز می‌باشد کارهایی را برخود تحمیل می‌نمایند که با تغییر شرایط و انگیزه‌ها و به‌دلیل هدفها بزرگ و کارهای سنگین درنظر گرفته شده قادر به انجام آنها نیستند.
  • افراد اغلب در برنامه‌های خود به جنبه و هدفی خاص توجه بیشتری دارند که ناشی از حالات و انگیزه‌های آنها در زمان برنامه‌ریزیست، لذا در اجرای آن متوجه می‌شوند که اهداف و جنبه‌های دیگری نیز وجود دارد که در برنامه مغفول واقع شده یا زمان لازم به آنها اختصاص داده نشده است.
  • در اجرای برنامه معمولا به مقدار انجام کار توجه می‌شود نه به نحوه و کیفیت آن. شاید این جمله که امروز این مقدار کار انجام دادم یا این زمان را صرف مطالعه کردم یا این تعداد صفحه خواندم را زیاد شنیده‌اید. در همه این جملات یک چیز کم است چه نتیجه‌ای گرفتی؟ چقدر یاد گرفتی؟ این کار چقدر مفید بود؟ معمولا این سؤالات در برنامه‌های معمول جواب داده نمی‌شوند و برنامه‌ریزان هم کمتر به آن توجه می‌کنند.
  • از دیگر مسائلی که افراد در برنامه‌ریزی و زمانبندی کارهای خود با آن مواجهند برنامه‌ریزیهای متعدد و مختلف و نیمه‌کاره رها کردن آنهاست. شاید برای شما هم اتفاق افتاده باشد که با تغییری در مطلوبیتهای ذهنیتان یا انگیزه پیدا کردن نسبت به هدفی برنامه قبلی را رها کرده و برنامه جدیدی طراحی نموده باشید. این مشکل در برخی افراد اینقدر جدیست که برنامه‌ریزی برای آنها به کاری هفتگی یا حتی روزانه بدل شده و خود برنامه‌ریزی یکی از کارهای وقت‌گیر برای آنهاست. بسیاری افراد اگر گذشته خود را مروری داشته باشند با موارد متعددی از برنامه‌های نیمه‌کاره و اهدافی که محقق نشده روبرو خواهند شد. و بدتر اینکه اگر دوباره بخواهند این کار را تمام کنند باید از ابتدا برای آن وقت صرف کرده و دوباره آن را انجام دهند. البته در قسمت بعد که مشکلات برنامه‌ها بیان می‌شود اشاره خواهد شد که یک از دلایل بروز این مشکل نیز در روشهای برنامه‌ریزی نهفته است.
  • از بزرگترین مشکلاتی که در اجرای صحیح یک برنامه وجود دارد ناامید شدن از اتمام و اجرای صحیح آن است. افراد معمولا وقتی بخشی از برنامه را از دست می‌دهند و یا به هر علتی از برنامه عقب می‌افتند احساس یأس و شکست می‌کنند و همین احساس باعث می‌شود ادامه راه و اجرای مابقی برنامه نیز برای آنها مشکل شود. البته لازم به ذکر است بخشی از این مشکل نیز به روشهای برنامه‌ریزی مربوط است که مکانیزم مشخصی برای جبران عقب ماندن از برنامه به افراد نمی‌دهند.
  • موکول کردن شروع کارها و انجام برنامه‌ها به زمانهایی آینده از مواردیست که در مجموع وقت زیادی از افراد می‌گیرد. کلماتی مثل از فردا، از اول هفته، از ماه آینده، از فلان تاریخ و نظایر اینها جملاتی هستند که با زندگی و برنامه‌ریزی ما عجین شده‌اند و خیلی وقتها منتظریم تا وقت شروع انجام کارها برسد.
  • از مواردی که کیفیت اجرای برنامه را پایین می‌آورد جلوتر رفتن فکر انسان از کارها و فعالیتهای اوست. البته این مورد در مباحث مدیریت فکر و ذهن مفصلا مورد دقت و بررسی قرار می‌گیرد اما در حیطه برنامه‌ریزی مختصرا باید گفت: بسیار اتفاق می‌افتد که به‌علت حالت روانی ناشی از برنامه فکر انسان به‌جای اینکه معطوف به کار خود باشد معطوف به برنامه و اغلب کارهای بعد و نحوه انجام آنهاست. مثلا زیاد پیش می‌آید که شخصی در حین مطالعه مطلبی در فکر انجام کارهای بعدی خود، چگونگی پایان برنامه تنطیم شده، نتیجه حاصل یا ارزیابی خود است و بعد از مدتی به خود می‌آید و می‌فهمد که چیزی از مطلبی که خوانده متوجه نشده است.
  • نادیده‌گرفتن وقتها و فرصتهای کوتاه و به نظر ناچیز نیز یکی از دلایل از دست دادن سرمایه زمان است. به عبارت بهتر وقتی ۵ یا ۱۰ دقیقه خالی بین کارهای مختلف پیدا می‌شود احساس می‌کنیم که در این زمان کوتاه نمی‌شود کار مفیدی انجام داد. حال اگر این فرصتها مثلا حدود ۱۰ بار در طول روز ایجاد شود بین یک تا دو ساعت از وقت را به بطالت گذرانده‌ایم.
  • اغلب افراد هنگام برنامه‌ریزی برای ۲۴ ساعت روز و ۷ روز هفته برنامه‌ریزی می‌کنند به نحوی که هیچ وقتی برای کارهای پیش‌بینی نشده و اتفاقی در نظر گرفته نمی‌شود و این امر سبب می‌شود در مواجهه با مسائل اتفاقی برنامه آنها باشکست مواجه شود.

 

  • مشکلات روشهای برنامه‌ریزی
  • بیشتر روشهای برنامه‌ریزی برای رسیدن به یک هدف طراحی شده‌اند مثلا در برنامه‌های درسی متداول قبولی در امتحانات هدف فرض می‌شود و سایر جنبه‌های زندگی شخصی نادیده گرفته می‌شود. لذا در صورت عدم موفقیت در هدف مذکور فرد احساس می‌کند که کل دوره‌ای که برای این هدف برنامه‌ریزی کرده هدر رفته است. این مشکل ناشی از هدف‌گزاری غلط در روشهای برنامه‌ریزی ارائه شده است.
  • در روشهای برنامه‌ریزی موجود معمولا ساعات مشخصی به کارها و فعالیتهای خاصی اختصاص داده می‌شود. حال در صورتی که فرد به هر دلیلی در آن زمان مشخص نتوانست کار تعیین شده را انجام دهد از برنامه عقب خواهد افتاد و چون برای ساعات دیگر هم کاری در نظر گرفته جبران آن بسیار سخت و مشکل خواهد بود.
  • واحدهای زمانی درنظر گرفته شده در برنامه‌ها اغلب واحدهاییست که طی یک یا دو مرحله کار در روز کار معینی انجام می‌شود. مثلا واحدهای زمانی یک ساعتی یا نیم ساعتی برای یک کار. در این روشها وقتی در حال عمل به برنامه هستید مجبورید تا پایان وقت تعیین شده کار خود را ادامه دهید مثلا اگر مطالعه مطلبی را شروع کردید باید تا مقدار وقتی که برای آن تعیین شده مثلا نیم یا یک ساعت به مطالعه ادامه دهید و اگر فرضا بعد از ده دقیقه به علت خستگی و بی‌حوصلگی تمایل به تغییر فعالیت یا کار خود داشته باشید اجرای برنامه شما با مشکل مواجه خواهد شد.
  • در روشهایی که غالبا توسط مشاوران و برنامه‌ریزان به افراد، مخصوصا در مشاوره‌های عمومی یا کتب برنامه‌ریزی پیشنهاد می‌شود، معمولا بدون در نظر گرفتن شرایط فرد نسخه‌هایی را برای رسیدن به هدف تجویز می‌کنند. این در حالی است که افراد از لحاظ تواناییها، شرایط فیزیولوژیکی و محیطی یکسان نیستند مثلا برای برخی افراد صبحها و برای عده‌ای دیگر شبها مناسب حل مسائل و مطالعه ریاضی و کتابهایی شبیه آن است.
  • غالبا رسیدن به اهداف با علاقه‌مندیهای افراد هم‌خوانی ندارد. مثال روشن این مطلب برنامه‌ریزی‌هاییست که برای قبولی در کنکور ارائه می‌شود. در این برنامه‌ها یک جمله رایج شده یک امسال را به خودت سختی بده تا بعدش راحت باشی. در صورتی که توجه به علاقه‌مندیها و توانایی‌های افراد در بالا بردن بازدهی و توفیق در رسیدن به اهداف نقش به‌سزایی دارد.
  • کشف استعدادها و میزان تواناییها نیز از مواردی است که در اغلب برنامه‌های متداول مغفول واقع می‌شوند. به عبارت دیگر شما بر اساس یک روش و یا حتی بر پایه برداشتی از خود برنامه‌ریزی می‌کنید و خود را ملزم به انجام آن می‌نمایید. حال اگر در بین برنامه استعداد شما در جنبه‌هایی مشخص شود یا نقاط قوت و ضعف جدیدی در خود بیابید ناگزیر باید برای رسیدن به هدف برنامه‌را ادامه دهید یا برنامه‌ای جدید و منطبق با شناخت جدیدی که ازخود پیدا کرده‌اید تنظیم نمایید.
  • در مواردی که اولویتها و اهداف شما به هر دلیلی دچار تغییر می‌شوند نیز مشکل بالا بوجود می‌آید شما مجبوربد برنامه قبل را نیمه‌کاره رها کرده مطابق با شرایط جدید برنامه‌ریزی کنید. به نظر امکان ایجاد تغییر در برنامه یا به عبارت دیگر استفاده از روشی پویا در برنامه‌ریزی می‌تواند کمک مؤثری در اجرای مداوم و صحیح برنامه متناسب بانیازهای افراد باشد.
  • علیرغم اهمیت متفاوت کارها در ذهن افراد، این اهمیتها و اولویتها در روشهای فعلی کمتر دیده شده‌اند به عبارت دیگر انجام ندادن یک کار کم اهمیت به‌همان اندازه شما را از برنامه عقب خواهد انداخت که عمل نکردن به یک کار با اولویت بالا. ومیزان در عمل نکردن به برنامه، مقدار زمانیست که شما طبق برنامه عمل نکرده‌اید.
  • در روشهای فعلی زمان و مقدار انجام کار اهمیت دارد حال آنکه نحوه و کیفیت کار از اهمیت بالاتری برخوردار است. اگر چه نمی‌توان تمام عوامل مؤثر در انجام با کیفیت کارها را لحاظ کرد یا آنها را امتیازدهی نمود اما برخی از این موارد که کم هم نیستند قابل سنجش و ارتقا می‌باشند. مثال خوب این عوامل زمان انجام کارهاست. فرضا مطالعه بعد از ناهار را در مقایسه با مطالعه اول صبح در نظر بگیرید.
  • افراد کمتر در برنامه‌ریزیها فعالیتهای ضروری روزمره مثل استراحت کردن، خوردن غذا، صحبت و معاشرت با آشنایان و … را در نظر می‌گیرند و فقط فعالیتهایی که در جهت رسیدن به هدف خاص برنامه است را مفید فرض می‌کنند. بر این اساس فرضا استراحت یک عامل غیر مفید در زندگی محسوب می‌شود لذا دائما در صدد کم کردن آن بر می‌آییم و مثلا مهمانی رفتن یا صحبت با نزدیکان از عوامل منفی در اجرای برنامه به حساب می‌آید. این مطلب ناشی از نگاه یک بعدی به زندگی و اهداف است. بازهم دانش‌آموزانی که برای کنکور درس می‌خوانند را در ذهن تصور کنید. اغلب زندگی آنها از حالت طبیعی خارج شده و در حالت بحرانی و شرایط غیر معمولی به‌سر می‌برند و اینکه این موضوع چقدر به آنها در رسیدن به هدفشان کمک می‌کند محل شک است.
  • حالتهای متفاوت روحی و روانی افراد در شرایط مختلف در روشهای موجود برنامه‌ریزی کمتر لحاظ می‌شود حتی می‌توان گفت در برخی موارد خود برنامه و تنشها و استرسهای ناشی از آن و الزامات مجازی که توسط آن ایجاد می‌شود به بدتر شدن روحیات کمک می‌کند. حتما برای همه افراد همه روزها، ساعات و لحظه‌ها یکسان نیستند و قطعا این شرایط روحی در اجرای برنامه تأثیر به‌سزایی خواهد داشت. با کمی دقت در حال کسانی که موفق به اجرای برنامه‌های خود نمی‌شوند درمی‌یابیم که اثرات ناشی از این احساس شکست و عدم موفقیت تا مدتی آنها را از انجام فعالیتهای مؤثر و برنامه‌ریزی مجدد باز می‌دارد. به عبارت علمی‌تر یک حلقه تشدید بین احساس شکست و عدم توفیق در برنامه‌ها ایجاد می‌شود که هر کدام از آنها دیگری را تقویت می‌نماید.

 

 

پیشنهاد مدل و روشی برای برنامه‌ریزی شخصی

با توجه به مطالب گفته شده قبل در این بخش سعی خواهیم کرد مدلی ارائه نماییم که برخی مشکلات بیان شده در برنامه‌ریزی و اجرای آن توسط افراد در روشهای کنونی برنامه‌ریزی در آن رفع شده باشد. لازم به ذکر است مشکلاتی که در مورد برنامه‌ریزی و روشهای آن ذکر شد به معنی نفی این روشها نیست و مسلما نقاط قوت فراوانی نیز در این روشها یافت می‌شود اما به این دلیل با نگاه نقادانه به این موضوع نگاه شده که با حذف نقاط ضعف بتوانیم به روش و مدلی بهتر و کاراتر دست پیدا کنیم. به هر حال داشتن برنامه با هر روشی از بی‌نظمی و بی‌برنامه بودن بهتر خواهد بود.

نکته دیگری که در حد توان در ارائه روش حاضر به آن توجه شده اینست که کاملترین و بی‌نقص‌ترین برنامه‌ریز برای انسان خالق و پروردگار اوست و لذا برنامه او نیز برای انسان بی‌نقص و بهترین است. بنابراین سعی شده در ارائه روش در حد فهم و توان از نظام برنامه‌ریزی اسلام در برخورد با وظایف انسان بهره گرفته شود.

حال قبل از ورود به روش و ارائه مدل لازم است موارد و نکاتی را که در طراحی این مدل به آنها توجه شده فهرست‌وار ذکر کنیم:

  • انسان موجودیست پویا که دائما و ازجهات مختلف در حال تغییر است. برخی تغییراتی که در انسان بوجود می‌آید و در برنامه‌های او نقش دارند عبارتند از:
    • تغییر در اهداف انسان که حسب شرایط مختلف محیطی وشخصی رخ می‌دهد. این تغییرات علی‌الخصوص در اهداف و برنامه‌های کوتاه‌مدت ومیان مدت بسیار اتفاق می‌افتد.
    • تغییر در رویکردها و شناخت انسان از واقعیتهای مختلف که حتی با ثبات بودن اهداف و آرمانها، روشهای رسیدن به آنها را دچار تغییر خواهد کرد.
    • تغییرات روحی و حالات روانی که در همه کم و بیش اتفاق می‌افتد. انگیزه، حوصله، شادابی، خستگی و بسیاری عوامل دیگر در شکل دادن این حالت روحی و روانی نقش دارند و اغلب هم غیر قابل پیش‌بینی هستند و در اجرای برنامه‌ها هم بسیار مهمند.
    • تغییراتی نیز در وظایف، محدودیتها، اختیارات و حتی توانمندیهای افراد بوجود می‌آید که البته این مورد معمولا از اختیار خود فرد خارج است و از طرف محیط و اجتماع بر اوتحمیل می‌شود. وظایف شغلی، اجتماعی و محدودیتها و فرصتهای زمانی و کاری ناشی از آنها از مواردیست که تأثیر فراوانی بر برنامه افراد خواهد داشت.
  • نظم و برنامه‌داشتن در زندگی ممکن است از دیدگاهای مختلف متفاوت به‌نظر برسد لذا یافتن تعریف و رویکرد صحیح به نظم و برنامه‌ریزی در زندگی نقش کلیدی در موفقیت و عدم موفقیت افراد در اجرای برنامه‌هایشان ایفا می‌کند. شاید مثالی بتواند به صورت گویاتر این مطلب را بیان کند:

فرض کنید ساعاتی که فردی در شبانه روز خوابیده برای فردی در چهار هفته به صورت زیر باشد

 

۲ ۱۰ ۷ ۴ ۱۱ ۵ ۱۰ ۸ ۱۰ ۳ ۱۲ ۵ ۴ ۷ ۱۰ ۳ ۱۱ ۵ ۷ ۴ ۹ ۲ ۱۲ ۳ ۵ ۱۱ ۶ ۱۰

 

باچنین برنامه‌ای حتما حکم خواهید کرد که فرد مورد نظر انسانی است که حداقل در خواب نامنظم و بی‌برنامه است. اما اگر طور دیگری نگاه کنید وضع فرق خواهد کرد. بیایید جمع خواب هفتگی این فرد را محاسبه کنیم خواهیم دید که او در هر هفته ۴۹ ساعت یعنی به طور متوسط روزی ۷ ساعت در هر هفته خوابیده و برنامه خواب هفتگی او ۴۹ – ۴۹ – ۴۹ – ۴۹ خواهد بود یعنی نظمی دقیق و کامل. مثال دیگری را برای نوع دیگری از تغییر نگرش به نظم برای شفافیت بیشتر موضوع می‌آوریم:

نتیجه حاصل از اجرای برنامه درسی شخصی به صورت زیر بوده است: (اعداد داخل جدول میزان مطالعه به ساعت است)

 

       روز

درس

۱ ۲ ۳ ۴ ۵ ۶ ۷ ۸ ۹ ۱۰ ۱۱ ۱۲ ۱۳ ۱۴
ریاضی ۰ ۲ ۵ ۱ ۰ ۶ ۰ ۰ ۱ ۳ ۸ ۰ ۲ ۰
تاریخ ۰ ۰ ۲ ۰ ۵ ۰ ۰ ۰ ۰ ۳ ۰ ۲ ۲ ۰
فیزیک ۶ ۰ ۰ ۲ ۰ ۲ ۴ ۴ ۴ ۰ ۰ ۰ ۰ ۶
ادبیات ۰ ۲ ۰ ۲ ۳ ۰ ۰ ۴ ۰ ۰ ۰ ۲ ۱ ۰
عربی ۲ ۴ ۱ ۳ ۰ ۰ ۴ ۰ ۳ ۲ ۰ ۴ ۳ ۲

 

همانطور که می‌بینید هیچ نظم قابل ملاحظه‌ای در مطالعات این فرد به چشم نمی‌خورد. اما این جدول را به دو جدول تبدیل می‌کنیم در جدول اول دروس را به دو دسته دروس پایه که شامل ریاضی و فیزیک است و دسته دوم دروس به اصطلاح حفظی شامل تاریخ و ادبیات و عربی تقسیم می‌کنیم و هر دو روز را یک واحد زمانی فرض می‌کنیم. برنامه فرد به صورت زیر خواهد شد:

روز

درس

۲و۱ ۴و۳ ۶و۵ ۸و۷ ۱۰و۹ ۱۲و۱۱ ۱۴و۱۳
دروس پایه ۸ ۸ ۸ ۸ ۸ ۸ ۸
دروس حفظی ۸ ۸ ۸ ۸ ۸ ۸ ۸

 

در جدول دوم نیز مطالعه هفتگی هر درس را می‌آوریم:

      هفته

درس

۱ ۲
ریاضی ۱۴ ۱۴
تاریخ ۷ ۷
فیزیک ۱۴ ۱۴
ادبیات ۷ ۷
عربی ۱۴ ۱۴

با کمی توجه بیشتر دیده می‌شود که او در هر روز هم ۸ ساعت مطالعه کرده است. ملاحظه می‌کنید که چه نظم دقیقی در این برنامه وجود دارد و شاید رسیدن به این نظم آرزوی هر دانش‌آموزی باشد.

با این دومثال مشخص شد که نوع نگاه به نظم و برنامه چقدر در ارزیابی نتیجه اهمیت دارد. شاید فردی نیاز دارد که نظم زندگی خود را کشف کند نه اینکه خود را با برنامه‌هایی که نظم خشک را بر انسان تحمیل می‌کنند تطبیق دهد.

  • نکته دیگر، تأثیر علاقه فرد در کارایی و بازدهی فعالیتهایش می‌باشد. نیاز به توضیح ندارد که انجام کاری با علاقه و حوصله چقدر با انجام همان کار با بی‌میلی متفاوت است.
  • سعی در جبران کاستی‌ها و کاهلی‌ها از دیگر مختصات اغلب افراد است. انسان در همه حال در حال ارزیابی گذشته و برنامه‌ای برای آینده است لذا در جستجوی راهی برای جبران آنچه از دست داده می‌باشد. حال اگر در برنامه و ادامه دادن آن راهی برای جبران گذشته باشد در همان غالب به اصلاح خواهد پرداخت اگر نه معمولا این برنامه را به‌کل کنار گذاشته طرفی دیگر می‌بندد. بازهم مثالی از درس و امتحانات را برای بیان این مطلب بکار می‌بندیم. شاید کمتر دانش آموزی باشد که در ایام امتحانات معدل خود را حساب نکند و معمولا کار به این صورت است که با گذشتن هر امتحان و معلوم شدن وضعیت تقریبی نتیجه آن برای دانش‌آموز، او برای رسیدن به معدلی که به عنوان هدف خود در ذهن داشته مجددا نمره‌هایی را برای سایر امتحاناتش درنظر گرفته و معدل خود را حساب می‌کند. و این شرایط تا پایان امتحانات و به کرات تکرار می‌شود. شاید بتوان گفت ماشین حساب از ابزارهای مهم دوران امتحانات است از باب محاسبه معدل در شرایط مختلف! هدف از بیان این مثال ساده این است که انسان تا وقتی احساس می‌کند فرصت برای بهبود و جبران دارد به فعالیت و پویایی خود ادامه می‌دهد. و این حالت درست برخلاف وقتی است که کسی احساس کند در این موضوع و برنامه خاص راهی برای جبران و بهبود ندارد.
  • هیجانات زودگذر در برخی افراد مخصوصا نوجوانان و جوانان یکی از حالت شایع است. اینکه انسان در یک حالت نسبت به انجام کاری انگیزه و شوق فراوانی پیدا می‌کند و در یک دوره کوتاه‌مدت هم برای رسیدن به هدفش وقت قابل ملاحظه‌ای صرف می‌کند و بعد از مدت کوتاهی سرد شده یا کار دیگری را شروع می‌کند. این حالت که به اصطلاح به آن جوزدگی می‌گوییم باعث می‌شود در دراز مدت احساس شود با اینکه همیشه در حال تلاش و کار بوده‌اید اما به جایی نرسیده‌اید. حال آنکه اگر همین حالات جهت‌دهی و هدایت شود و کارهای انجام شده مستند و گردآوری شود پس از مدتی سرمایه بزرگی از کارهای مختلف در توشه فرد خواهد بود به‌علاوه معمولا این حالتهای انسان به صورت گردشی و با یک سیکل زمانی بلندمدت نسبت به موضوعات تکرار می‌شود و اگر کارهای قبلی تا آنجایی که انجام شده مدون شده‌باشد نیازی به تکرار آنها نیست و می‌توان ادامه راه را با تکیه بر کارهای قبلی سریعتر طی نمود که البته معمولا چنین نیست و ما به دلیل اینکه کارهای قبلی را ناقص و بی‌نتیجه می‌دانیم قسمت اول کارها را دوباره و چندباره انجام می‌دهیم. مثلا دوستی در دوران دبیرستان می‌گفت ۱۰۰ صفحه اول کتاب جبر را ۵، ۶ بار خوانده‌ام ولی هنوز تمام نشده یا کسانی که به حفظ قرآن (نه به صورت جدی) علاقه دارند معمولا جزء ۳۰ یا جزء اول را بارها حفظ می‌کنند و چون کارشان نیمه‌تمام می‌ماند بار دیگر دوباره شروع می‌کنند.
  • ذهن انسان ناخودآگاه از جایی به جای دیگر متوجه می‌شود. به اصطلاح می‌گویند ذهن انسان بندباز است. این بندبازی و یا به طور عامیانه خیالبافی و فکرهای متفرقه انرژی زیادی از انسان را تلف می‌کند. از طرف دیگر در کارهایی که نیاز به تمرکز دارند یک زمان حداقلی برای ورود به مطلب لازم است. مثلا وقتی می‌خواهید مسئله‌ای راحل کنید بسته به پیچیدگی و نوع مسئله زمانی نیاز دارید تا آن را در ذهن تصور کرده بر روی آن متمرکز شوید و سپس شروع به حل مسئله کنید. در کارهایی مثل برنامه‌نویسی کامپیوتر، فکر به مسائل فلسفی و محاسبات عددی این زمان ممکن است بسیار طولانی شود. گرچه روش تفکر و تمرکز در این نوشته در نظر نیست اما برنامه باید به این حداقلها و زمانهای ورود به یک کار توجه داشته باشد. ضمنا با تغییر و اصلاح چینش کارها و ترتیب انجام آنها می‌توان از خاصیتهای ذهن استفاده نمود و خستگی و پراکندگی حواس را کاهش داد. گاهی یک کار فکری استراحت کار دیگریست مثلا ممکن است خواندن شعر و داستان بعد از فکر به مسائل سنگین که نیاز به تمرکز دارند بهترین استراحت باشد. حال آنکه آنچه ما اسم آن را استراحت می‌گذاریم و هیچ کاری در زمان استراحتمان انجام نمی‌دهیم ممکن است به دلیل عدم بریده شدن ذهن از موضوع قبل به خستگی بیشتر فکر ما منجر شود. در واقع از آنجا که کمتر کسی می‌تواند در زمانی فکر خود را از همه افکار خالی کند و معمولا در اوقاتی که در حال استراحت هستیم فکر ما مشغول کار است و در حقیقت در حال خسته‌تر شدن می‌باشد.

 

 

مدلی برای برنامه‌ریزی

با توجه به مطالبی که گذشت در یک روش خوب برنامه‌ریزی باید موارد مختلفی را در نظر داشت. برخی از این موارد که سعی شده در مدل حاضر مدنظر باشند را فهرست‌وار بیان می‌کنیم:

  • توجه واحترام به حالات روحی و سلایق و علاقه‌مندیهای فرد در برنامه‌ریزی
  • در نظر گرنتن پویایی و انعطاف‌پذیری در برنامه
  • استفاده از نظم سیال در برنامه‌ریزی و جهت‌دهی این نظم به حالتی بهینه
  • عنایت به کیفیت انجام کارها و اینکه یک کار ثابت در شرایط و زمانهای متفاوت نتیجه یکسان نخواهد داشت.
  • کشف و هدایت تواناییها، استعدادها و علاقه‌مندیهای فرد در طی اجرای برنامه
  • حذف کارهای زائد و پراکنده و متمرکز نمودن فکر بر کارهای مفید، مؤثر وضروری.
  • دسته‌بندی کارها در اولویتهای مختلف و برنامه‌ریزی برای حذف آنها در شرایط اضطراری
  • بیان روشی جهت اعمال تغییر در اهداف و شرایط برنامه بدون از بین رفتن آن و نیاز به برنامه جدید.
  • استفاده حداکثر از کارهای انجام شده‌ای که به نظر نیمه‌کاره می‌آیند. به نحوی که آخرین نقطه مرحله قبل به اولین نقطه شروع مرحله بعد تبدیل گردد.
  • کم کردن حالت یأس و دلسردی ناشی از انجام نشدن کارها در وقت درنظر گرفته شده و به‌دنبال آن کاهش اثرات در اجرای بقیه برنامه
  • در نظر گرفتن روشی جهت جبران کاستی‌ها و کاهلی‌های گذشته.
  • در نظر گرفتن راهی برای انجام کارها، بیش از مقدار برنامه‌ریزی شده در صورت وجود علاقه و توانایی.
  • امکان ارزیابی در دوره‌های مختلف زمانی توسط خود فرد و قابلیت قیاس موفقیت برنامه با دوره‌های گذشته و حتی با افراد دیگر.
  • وجود مکانیزمی جهت بهینه نمودن کیفیت و نظم کارها بوسیله روشهای ارزش‌دهی مناسب.
  • استفاده حداکثر از انگیزه‌ها و پتانسیلهای کوتاه‌مدت در رسیدن به اهداف.
  • کم کردن احساس بیهودگی و بیکاری با ارزش دادن به کارهای روزمره و ضروری.
  • پیش بینی راهی برای استفاده از وقتهای کوتاه و به اصطلاح مرده و پِرت.
  • کم کردن استرسها و فشارهای ناشی از برنامه وانجام آن در افراد و هماهنگ کردن ذهن با فعالیتها وجلوگیری از جلوتر رفتن فکر از کارها.
  • کمک به افراد در جهت پیدا نمودن نظم موجود در زندگی خود و کشف دوره تناوب کارها در زندگی آنها.
  • هماهنگ شدن برنامه پس از مدتی اجرا با زندگی افراد. به عبارت دیگر علاوه بر تأثیر برنامه‌ریزی در نحوه زندگی فرد، برنامه نیز متناسب با شرایط، معیارها، تواناییها و محیط تغییر می‌کند تا در نهایت به تعادلی بین فرد و برنامه برسیم. شاید بتوان نام این برنامه‌ریزی را برنامه‌ریزی یادگیرنده گذاشت.

 

حال با عنایت به نکات بیستگانه فوق مدل پیشنهادی را شرح خواهیم داد:

در این روش به خلاف اغلب روشهای برنامه‌ریزی به‌جای اینکه وقت را در نظر بگیریم و به هر ساعت کار یا فعالیتی را اختصاص دهیم کارها را در نظر گرفته و برای هر کدام زمانی را در نظر می‌گیریم. اولین تفاوت این کار با روشهای قبل اینست که شما کار و میزان وقت را بدون اینکه از قبل وقت خاصی را برای انجام آن در نظر بگیرید در برنامه دارید. مثلا برای فعالیتی یک ساعت زمان در هر روز در نظر می‌گیرید، اما مشخص نمی‌کنید که چه ساعتی از روز را برای آن در نظر دارید.

پس قدم اول اینست که همه کارهای ریز و درشت خود را فهرست نمایید. بعد از این لیست مرتب نمودن تقریبی کارها بر اساس اولویت است. البته مطمئنا اولویتها متغیرند و ترتیب دقیقی برای آنها متصور نیست اما شاید تقسیم کردن آنها به ۳ یا ۴ دسته از نظر اولویت چندان مشکل نباشد. به این ترتیب یک فهرست از کارها دارید که شامل کارهای ضروری و مهم، کارهای با اهمیت بالا ولی نه ضروری و اجباری، کارهایی با اهمیت کمتر و کارهای بی اهمیت است.

در قدم بعد لازم است وقتی را که در اختیار خودتان است محاسبه و بین این فعالیتها تقسیم نمایید. برای این کار ابتدا باید وقتهایی از روز را که کاری ثابت و اجباری دارید از آن خارج کنید. مثلا دانش‌آموزان باید وقت مدرسه را (البته بدون زنگهای تفریح واستراحت) از کل وقت خارج سازند یا کارمندان ساعات کاری را که موظفند کارها و وظایف محوله را انجام دهند از برنامه خارج سازند. پس از خارج ساختن وقتهایی که قابل برنامه‌ریزی نیستند باقیمانده وقت را بین فعالیتهای لیست شده و با توجه به اهمیت، اولویت و وقتی که لازم دارد تقسیم می‌کنیم. البته تقسیم وقت هم یک تقسیمی غیر منعطف نخواهد بود. به عبارت بهتر بجای اختصاص زمانی ثابت به یک فعالیت یک مقدار حداقل و یک مقدار حد اکثر در یک دوره زمانی متناسب با آن اختصاص می‌یابد. به این ترتیب که ابتدا برای هر کار دوره زمانی مناسبی انتخاب می‌شود. مثلا ممکن است برای مطالعه درسی هر ۴۸ ساعت یک دوره زمانی خوب برای برنامه‌ریزی باشد برای درسی دیگر یک هفته و برای استراحت یک روز. به هر حال آنچه مسلم است نمی‌توان برای همه کارها برنامه‌ای با یک دوره تناوب زمانی ثابت تنظیم نمود. پس از اختصاص دوره زمانی مناسب میزان حداکثر و حداقل زمان لازم برای انجام کار را در بازه زمانی تعریف شده به آن اختصاص می‌دهیم. مثلا برای درسی که دوره تناوب انتخاب شده برای  آن ۴۸ ساعت است دو عدد ۵/۱ و ۳ ساعت را به عنوان حداقل و حداکثر زمانی که باید در هر ۴۸ ساعت به آن اختصاص داد در نظر می‌گیریم. نکته‌ای در این قسمت وجود دارد که برای برخی کارها ممکن است یکی از این حدود لازم نباشد مثلا ممکن است شما برای مطالعه حداکثری در نظر نگیرید یا برای نگاه کردن تلویزیون حداقل را صفر در نظر بگیرید اما به این نکته توجه داشته باشید که تعیین صحیح این حدود شما را در اجرای راحت‌تر برنامه کمک خواهد نمود چرا که شکستن این حدود امتیاز منفی را در اجرای برنامه در پی خواهد داشت. نکته دیگر اینکه معمولا یکی از حدود هدف آرمانی انجام یک کار و حد دیگر میزان توانایی فرد یا میزان زمان ضروری و اجباری برای انجام آن است.  مثلا برای یک دانش‌آموز که برای درس خواندن روزانه حداقل ۲ و حداکثر ۵ را در نظر می‌گیرد می‌توان چنین گفت که او برای رسیدن به حداقل اهداف خود در تحصیل به روزانه ۲ ساعت نیاز دارد و شرایط آرمانی او برای مطالعه ۵ ساعت است. برای همین دانش‌آموز ساعات استراحت در برنامه بین ۷ تا ۱۰ ساعت در نظر گرفته شده این نشان می‌دهد اودوست دارد کمتر و در حد ۷ ساعت در روز استراحت کند اما توانایی خود را به دلایل مختلف با ۱۰ ساعت استراحت هماهنگ می‌داند. معمولا اجرای این برنامه با حد ضروری شروع شده و طی برنامه و با فراهم شدن شرایط به سمت حدهای ایده‌آل پیش می‌رود.

نکته بسیار مهمی در این روش پر نکردن کامل برنامه است. در این روش پیشنهاد می‌شود درصدی از برنامه در شروع به اجرای آن خالی بماند و این میزان خالی ماندن برنامه به شرایط افراد بستگی دارد. مثلا پیشنهاد می‌کنیم دانش‌آموزان سالهای اول و دوم دبیرستان که قصد استفاده از این برنامه را دارند حدود ۴۰ تا ۵۰ در صد وقتی که در اختیار دارند را در ابتدا آزاد بگذارند اما دانش‌آموزان سالهای آخر و کسانی که قصد شرکت در کنکور را دارند میتوانند حدود ۲۰ درصد از زمان در اختیار خود را آزاد بگذارند. البته در قسمتهای بعد اشاره خواهیم کرد که با گذشت زمان و اجرای برنامه میزان زمانهای آزاد کمتر خواهد شد و از تحلیل این زمانهای آزاد و نحوه پر شدن آنها با کارهای مختلف علاقه‌مندیها و تواناییهای فرد تشخیص داده می‌شود. که روش این کار نیز در ادامه خواهد آمد.

پس بنابر مطالب گفته شده جمع بین زمانهای حداقلی اختصاص داده شده به فعالیتهای اولویت بالا باید بسته به میزانی که برای زمان آزاد خود در نظر گرفته‌اید بین ۵۰ تا ۸۰ درصد زمان در اختیار شما باشد. مثلا اگر کسی در روز ۱۸ ساعت وقت قابل برنامه‌ریزی دارد و می‌خواهد در ابتدا با برنامه‌ای که ۴۰ درصد وقت در آن آزاد است شروع کند باید جمع زمانهای حداقلی داده‌شده او به کارهای مختلف ۹ ساعت و ۴۸ دقیقه یا حدود ۱۰ ساعت باشد. و ۸ ساعت وقت خود را در ابتدا آزاد بگذارد. البته همانطور که گفته شد این به معنی بیکاری در این ۸ ساعت نیست بلکه این زمانها با کارهای مختلف پرمی‌شود و با گذشت زمان از مقدار وقت آزاد او کم می‌شود. و در نهایت حدود ۱۰ تا ۱۵ درصد وقت فرد آنهم برای کارهای پیش‌بینی نشده و احتمالی آزاد باقی می‌ماند.

و اما مطلب دیگری که در این قسمت از برنامه‌ریزی باید به آن توجه شود اینست که برای کارهای کم اهمیت و پراکنده زمان خاصی در نظر نگیرید مخصوصا اگر با زمان آزاد زیاد شروع کرده‌اید می‌توانید به غیر از کارهای ضروری و مهم بقیه کارها را با زمانهای باز و حتی بدون تخصیص زمان شروع کنید و به مرور و با تحلیل و آنالیز برنامه به زمان مناسب برای آنها برسید که روش این کار و مزایای آن در جای خود توضیح داده ‌خواهد شد.

حال فهرستی داریم از کارها با اولویتهای متفاوت و مرتب که به هر کار دوره زمانی مناسب و حد بالا و حد پایین زمان لازم تخصیص داده شده و البته برخی از کارهای با اولویت پایین نیز بدون زمان و آزادند. مطلب دیگر هم اینکه جمع زمانهای حداقلی درصدی از کل زمان در اختیار پایین‌تر است که این درصد را درصد آزادی برنامه در شروع می‌نامیم.

در مرحله بعد باید واحد زمانی مناسب برای هر کار به آن اختصاص داده شود. مثلا برای مطالعه کتاب رمان ممکن است ۵ دقیقه را واحد زمانی مناسب بدانیم و برای خواب یک ساعت و برای حل مسئله ریاضی ۱۵ دقیقه. این واحد کمترین زمانی را نشان می‌دهد که شما می‌توانید به کاری خاص وقت اختصاص دهید به عبارت دیگر اگر شما ۵ دقیقه وقت داشته باشید می‌توانید شروع به خواندن کتاب رمان کنید ولی در این زمان حل مسئله ریاضی یا خوابیدن برایتان امکان‌پذیر نیست. دقت در انتخاب این واحد در استفاده از زمانهای کوچک و پِرت بسیار مؤثر است و بازدهی زمان شما را بالا خواهد برد.

در این مرحله جدول برنامه مناسب برای فرد طراحی می‌شود به عبارت بهتر نتایج مراحل قبل در جدولی پیاده می‌شود که اساس این روش را تشکیل می‌دهد و امتیازدهی، ارزیابی و توسعه برنامه در این جدول صورت می‌گیرد. برای این کار کوچکترین عددی را که به همه دوره‌های زمانی کارهای مختلف قابل قسمت باشد را پیدا کنید این عدد همان کوچکترین مضرب مشترک (ک.م.م) این اعداد خواهد بود. این عدد دوره تناوب برنامه شما را نشان می‌دهد. به عنوان مثال اگر برای ۴ فعالیت به ترتیب یک روز ۳ روز ۲ روز و ۵ روز را به عنوان دوره تناوب و بازه زمانی مناسب در نظر گرفته‌اید ک.م.م این اعداد که ۳۰ روز است دوره تناوب کلی برنامه شما می‌شود. یعنی روز سی‌ام همه ۴ فعالیت شما پایان مشترک خواهند داشت. این روز برای ارزیابی برنامه بسیار مناسب است البته اگر دوره‌ها تفاوت زیادی داشته باشند و ک.م.م آنها عدد بزرگی شود می‌توان در دوره‌های کوتاهتر نیز به ارزیابی برنامه و اصلاح آن پرداخت. این مطلب را در قسمت ارزیابی برنامه بیشتر توضیح می‌دهیم.

اما برای بنا کردن جدول برنامه و شروع به کار اگر عدد ک.م.م بدست آمده کوچک است می‌توانید از همان برای زمان جدول برنامه استفاده کنید اما اگر عدد بزرگی است یک عدد منطقی را برای طول زمان برنامه برای خود انتخاب کنید و مقدار زمان لازم برای هر فعالیت را در دوره محاسبه و مبنای کار قرار دهید. این دوره بسته به ویژگیهای فردی شما دارد اگر فردی هستید که برنامه‌های بلند مدت را به خوبی پیگیری می‌کنید و استمرار و مداومت شما در کارها خوب است می‌توانید از زمانهای طولانی‌تر برای دوره برنامه و تشکیل جدول آن استفاده نمایید اما اگر در روحیات و حالات شما تغییرات زیادی بوجود می‌آید و در کوتاه‌مدت موفقترید زمانهای کوتاه مثلا یک هفته و حتی کمتر برای شما مناسب‌تر خواهد بود. البته بهتر است زمان را طوری انتخاب کنید که همه فعالیتها لااقل یک دوره در آن انجام شده و به اتمام برسند. مثلا اگر برای کاری دوره ۱۰ روزه در نظر گرفته‌اید تشکیل جدول یک هفته‌ای توصیه نمی‌شود.

اما جدول به این شکل تشکیل می‌شود قبل از اینکه ستون نام کارها و فعالیت‌های خود را بیاورید ۶ ستون لازم داریم این شش ستون را تشکیل داده سپس در ستون هفتم نام کارها را به ترتیب اولویتها لیست می‌کنیم. بعد از فهرست کردن کارها در ستون اول دوره زمانی کار را می‌نویسیم در ستون دوم واحد زمانی آنرا می‌آوریم و در ستون سوم و چهارم به ترتیب حد پایین و بالای زمان انجام کار در دوره زمانی مشخص شده را درج می‌کنیم و بالاخره در ستو پنجم و ششم مقدار حداقل و حداکثر کار را در دوره زمانی جدول محاسبه کرده می‌نویسیم. یعنی مثلا اگر برای فعالیتی دوره ۲ روزه در نظر گرفته‌ایم و واحد کار آن ۱۵ دقیقه و حد بالا و پایین زمان لازم برا این کار در دوره دو روزه به ترتیب ۳ و۵/۴ ساعت است و جدول برنامه هفتگی است ستون این فعالیت در جدول به شکل زیر می‌شود.

 

دوره زمانی واحد زمان فعالیت حداقل زمان لازم حداکثر زمان لازم حداقل در طول هفته حداکثر در طول هفته نام فعالیت
۲ (روز) ۱۵ (دقیقه) ۳ (ساعت) ۵/۴(ساعت) ’۳۰ و ۱۰ ’۴۵ و ۱۵ فعالیت شماره ۱

 

اعداد چهار ستون اول مشخص است اما ستونهای ۵ و ۶ به این صورت بدست آمده که چون دوره فعالیت ۲ روز و دوره جدول برنامه یک هفته است در حقیقت ۵/۳ دوره زمانی فعالیت شماره یک در این یک هفته سپری می‌شود که اگر ۵/۳ را در حداقل و حد اکثر زمان دوره یعنی ۳ و ۵/۴ ضرب کنید همان اعداد ۵/۱۰ و ۷۵/۱۵ یا ۱۰ ساعت و نیم و ۱۵ ساعت و ۴۵ دقیقه حاصل خواهد شد.

در بخشهای بعدی خواهیم گفت که برای ساده‌تر کردن برنامه می‌توان برخی از این ستونها را حذف نمود.

در اینجا ستونهای سمت راست جدول تکمیل شده و نوبت به قسمت اصلی جدول یعنی جایی که اجرای برنامه در آن درج می‌شود، می‌رسد. در این قسمت لازم است دوره‌های زمانی مختلف را در جدول به شکلی نشان دهیم مثلا برای مثال قبل سمت چپ جدول را می‌توان برای یک هفته به صورت زیر تقسیم کرد:

نام فعالیت روز ۱ روز۲ روز ۳ روز ۴ روز ۵ روز ۶ روز ۷
فعالیت شماره ۱

 

تقسیم‌بندی اولیه روزها برای این فعالیت به شکل بالا خواهد بود که نشان‌دهنده دوره زمانی آن است یعنی هر دو روز یک دوره زمان این کار تکمیل می‌شود لذا خطهای بین به شکل نقطه‌چین نشان داده شده است.

مرحله اصلی این روش یعنی اجرا و پر کردن برنامه و امتیاز بندی آن از این به بعد شروع می‌شود.

 

روش امتیاز‌دهی به فعالیتها حین اجرای برنامه

در این بخش روش امتیازدهی به کارها را توضیح خواهیم داد. همانطور که در مقدمات بحث گفته شد شرایط و زمان انجام هر کار در بازدهی و کارایی آن بسیار مؤثر است. لذا در اینجا شیوه‌ای را برا امتیازدهی ارائه خواهیم داد که منجر به بالا رفتن کارایی و راندمان فعالیتهای افراد شود. برای این کار لازم است جدولی برای کارهای خود تعریف نمایید که سطرهای آن را کارها و ستونهای آنرا زمانهای مختلف شبانه روز تشکیل می‌دهند. سپس برای انجام هرکار در ساعات مختلف امتیازی در نظر می‌گیریم. مثلا فرض کنید مطالعه فیزیک یکی از کارهای شما در برنامه است. خوب آنچه مسلم است تمام ساعات روز برای این کار مطلوبیت یکسانی ندارند لذا به ساعاتی که مناسبترند مثل ساعات اولیه صبح امتیاز بالاتر و به ساعاتی که برای مطالعه فیزیک مناسب نیستند مثل ساعات اولیه بعد از ظهر و ساعات پایانی شب امتیاز پایین‌تری داده می‌شود البته ذکر این نکته ضروریست که این امتیازات بستگی به شرایط افراد دارد مثلا برخی افراد هر چه به ساعات پایانی شب نزدیک می‌شوند توانایی بیشتری برای انجام کارهای فکری از خود نشان می‌دهند حال آنکه اغلب مردم خلاف این ویژگی را دارند.

مطلب دیگر راجع به امتیازدهی اینکه حداقل امتیاز را از یک شروع نکنید و مثلا از ۲ یا ۳ به عنوان حداقل امتیاز استفاده نمایید. در مراحل بعد راجع به علت این موضوع توضیح بیشتری داده خواهد شد. در امتیازدهی به زمانهای مختلف باید میزان امتیاز متناسب با ارزش، اولویت و اهمیت کار باشد، مثلا برای کسی که کنکور دارد و بهترین زمان تماشای تلویزیون را مثلا ۲ تا ۳ بعد از ظهر پیش‌بینی کرده و بهترین زمان مطالعه دروس تخصصی را مثلا ۶ تا ۹ صبح قطعا امتیاز انجام این دو کار در این دو زمان یکی نخواهد بود مثلا اگر به تماشای تلویزیون در بهترین وقت امتیاز ۴ یا ۵ داده شود می‌توان امتیازی بین ۱۵ تا ۲۰ را برای مطالعه دروس تخصصی در بهترین زمان در نظر گرفت. پس نسبت امتیازات کارها باید متناسب با اهمیت، اولویت و ارزش آنها باشد. برای این کار می‌توان از ابتدا برای ارزش و اولویت فعالیتهای مختلف عددی را در نظر گرفت و امتیاز آن کار را با ضرب امتیاز زمان در آن محاسبه نمود. در مثال قبل فرض کنید برای مطالعه دروس تخصصی عدد ۵ را به عنوان ارزش و اهمیت در نظر گرفته‌ایم و برای دیدن تلویزیون عدد ۱ را انتخاب کرده‌ایم حال اگر بالاترین امتیاز پایه مثلا ۵ باشد این امتیاز برای مطالعه دروس در ۵ ضرب شده و برای دیدن تلویزیون در یک ضرب می‌شود که به این ترتیب بالاترین امتیازات این دو فعالیت به ترتیب ۲۵ و ۵ خواهد بود. جدول زیر مثالی برای نحوه امتیازدهی به زمانهای مختلف شبانه روز برای یک کار را نشان می‌دهد. در این مثال فرض می‌کنیم فرد مورد نظر دانش‌آموز است و از ساعت ۷ تا ۱۳ در مدرسه است و وقت او در این ساعات قابل برنامه‌ریزی نیست.

 

فعالیت ۵-۰ ۷-۵ ۱۶-۱۳ ۱۹-۱۶ ۲۱-۱۹ ۲۲-۲۱ ۲۴-۲۲
مطالعه فیزیک ۲ ۱۵ ۵ ۸ ۱۲ ۸ ۳

 

با توجه به مطالب گفته شده روش امتیازدهی به هر فعالیت در زمانهای مختلف مشخص گردید. حال چگونگی درج و ورود امتیازات در جدول را بیان می‌نماییم. در این مرحله هر سطر از جدولی را که به بازه‌های زمانی مناسب تقسیم کرده بودیم به دو نیم‌سطر تقسیم می‌کنیم در قسمت بالا مدتی را که کار را انجام داده‌ایم می‌آوریم و در قسمت پایین امتیاز مربوط به زمان انجام آنرا درج می کنیم. با توجه به مطالب گفته شده مثال را برای این قسمت ادامه می‌دهیم. فرض کنید در همان مطالعه فیزیک دوره زمانی ۲ روز یا ۴۸ ساعت و میزان مطالعه ما در این دو روز ۴ ساعت بوده که به این صورت در ساعات مختلف روز انجام شده است: ۱ ساعت بین ۵ تا ۶ بعد از ظهر نیم ساعت بین ۶ تا ۶:۳۰ صبح یک ساعت و ۱۵ دقیقه بین ۷:۳۰ تا ۸:۴۵ عصر نیم ساعت بین ۹ تا ۹:۳۰ شب و ۴۵ دقیقه بین ۳ تا ۳:۴۵ دقیقه بعد از ظهر. با توجه به این ساعات و جدول امتیازات زمانی جدول برنامه به صورت زیر پر می‌شود

 

نام فعالیت روز اول و دوم (دوره ۴۸ ساعته)
فعالیت شماره ۱ ۶۰ (دقیقه) ۳۰ ۷۵ ۳۰ ۴۵
۸ ۱۵ ۱۲ ۸ ۵

 

حال می‌توان امتیاز این کار را در این دوره دو روزه محاسبه کرد که برابر خواهد بود با:

۲۲۹۵=۵*۴۵+۸*۳۰+۱۲*۷۵+۱۵*۳۰+۸*۶۰

ملاحظه می‌کنید که شرایط و زمان انجام کار چقدر در امتیاز بدست آمده از برنامه مؤثر است و با توجه به اینکه انسان به سوی بهینه کردن امتیاز خود قدم برمی‌دارد در حین اجرای برنامه به سمتی پیش خواهد رفت که هر کاری را در بهترین زمان ممکن انجام دهد. این دقیقا جاییست که ما در این برنامه از نظمی سیال به سوی برنامه‌ای بهینه حرکت می‌کنیم در ضمن اینکه احساس آزادی در فرد وجود دارد و کمتر اجبار و تحمیلی را بر خود احساس می‌کند.

نکته قابل توجه در این مرحله اینست که در صورتی که مقدار کار انجام شده در یک مرحله از واحد آن کمتر باشد در برنامه وارد نشده و امتیازی به آن تعلق نمی‌گیرد مثلا فرض کنید که واحدی را که برای خواب در نظر گرفته‌اید ۳۰ دقیقه باشد مسلم است که اگر شما ۱۰ بار در طول روز و هر بار ۱۵ تا ۲۰ دقیقه بخوابید ( البته اگر در این مدت خوابتان ببرد) نه تنها تأثیر یک خواب مثلا یک ساعته را نخواهد داشت، بلکه شما را دچار آشفتگی خواهد نمود. یا فرض کنید برای برنامه‌نویسی کامپیوتر ۵ بار و هر بار ۱۵ دقیقه در روز وقت صرف کرده‌اید، یقینا هر بار که برمی‌گردید مجددا باید مراحل ورود به برنامه، قرار گرفتن در سیر آن و متمرکز نمودن حواس به کارهای انجام شده برای پیدا کردن قدم بعد را انجام دهید و این یعنی بیش از ۱۵ دقیقه کار. لذا با این ۵ بار کار هیچ پیشرفتی در برنامه شما حاصل نخواهد شد. بنابر این تعیین درست واحد زمانی برای هر کار از اهمیت بالایی برخوردار است.

نکته دیگر که باید ذکر شود اینست که اگر شما یک مرحله از کاری را در زمانهایی با امتیاز متفاوت انجام دادید برای مقادیر کار در زمانهایی با امتیاز مختلف به صورت جداگانه امتیاز را محاسبه کنید. مثلا در مثال قبل فرض کنید در یک مرحله فرد مورد نظر از ساعت ۶:۳۰ بعد از ظهر تا ۸ شب مطالعه کرده در این صورت او باید کار خود را به دوقسمت ۳۰ دقیقه با امتیاز ۸ و ۶۰ دقیقه‌ای با امتیاز ۱۲ محاسبه کند. البته در مراحل توسعه برنامه گفته خواهد شد که نمی‌توان امتیازها را به صورت گسسته داد و از روشهای پیوسته استفاده خواهد شد اما در اینجا برای جلوگیری از پیچیده شدن محاسبات از امتیازات گسسته استفاده می‌کنیم.

پس از روشن شدن نحوه امتیازدهی در این روش و مشخص شدن شیوه اجرای برنامه و محاسبه امتیازات برای فعالیتهای مختلف در حین انجام کارها مکانیزم جبران و روش ارزشدهی به کارهای عقب افتاده و نوع جریمه‌ای که در جدول برای آن در نظر گرفته شده خواهیم پرداخت.

همانطور که در ابتدای مطالب هم گفته شد به هر دلیل ممکن است بعضی یا همه قسمتهای برنامه در بازه زمانی خاصی انجام نشود و یا به عبارتی از برنامه عقب بیفتیم. در این شرایط باید ساز و کاری اندیشید که همه برنامه و کارهای قبلی از بین نرود و راهی برای جبران عقب‌افتادگیها در برنامه دیده شود. اگر یادتان باشد در امتیازدهی گفته شد که امتیازات را از یک ندهید اینجا دلیل این مطلب را بیان می‌کنیم از آنجا که ممکن است شما بعد از اتمام وقت و بازه‌زمانی مربوط به کاری خاص آن‌را انجام داده و جبران نمایید می‌توانید برگشته و امتیازی زا برای خود در جدول منظور کنید. حال از آنجا این کار در وقت خود انجام نشده هر چند امتیازی خواهد داشت ولی به اندازه انجام کار در وقت خود نخواهد بود لذا امتیازی پایین‌تر از حداقل امتیاز انجام کار در وقت خود به آن تعلق می‌گیرد که بسته به نقطه شروع امتیازات در وقت اصلی می‌باشد. مثلا اگر کمترین امتیاز کاری در وقت خود ۴ باشد برای جبران آن می‌توان متناسب با شرایط و زمان انجام آن امتیازات ۱، ۲ و ۳ را در نظر گرفت.[۱]

اما جریمه و امتیاز منفی در این برنامه به این صورت درج می‌شود که متناسب با اولویت و ارزش هر کار و به عبارت دیگر متناسب با بالاترین امتیاز مثبت این کار امتیاز منفی در نظر می‌گیریم. مثلا امتیاز منفی را برابر نصف بالاترین امتیاز مثبت فرض می‌کنیم. حال اگر بعد از تمام شدن دوره و بازه معین شده برای فعالیت مذکور کار انجام شده از میزان حداقل تعیین شده کمتر بود به مقدار کم‌کاری و عقب افتادن از حداقل مورد نظر امتیاز منفی برای کار درج می‌شود. در مثال مطالعه درس فیزیک فرض کنید برای دوره دو روزه حداقل ۳ ساعت مطالعه را تعیین کرده‌ایم حال اگر فرضا ۲:۱۵ دقیقه مطالعه کرده باشیم و امتیاز ۷- برای این فعالیت معین شده باشد جدول به صورت زیر خواهد شد.

 

نام فعالیت روز اول و دوم (دوره ۴۸ ساعته)
فعالیت شماره ۱ ۶۰ (دقیقه) ۳۰ ۷۵ ۴۵
۸ ۱۵ ۱۲ ۷-

 

البته همانطور که گفته شد این امتیاز تا وقتی به صورت منفی باقی خواهد ماند که در صدد جبران آن نباشیم اما اگر مثلا در دوره بعد آنرا جبران کنیم و برای جبران هم امتیاز ۳ را در نظر گرفته باشیم جدول به صورت زیر تغییر خواهد کرد:

 

نام فعالیت روز اول و دوم (دوره ۴۸ ساعته)
فعالیت شماره ۱ ۶۰ (دقیقه) ۳۰ ۷۵ ۴۵ ۴۵
۸ ۱۵ ۱۲ ۷- ۳

 

همانطور که دیدید امتیاز منفی خط خورد و امتیاز جبران بجای آن نشست. البته باید توجه داشت که برای جبران زمانی محدود در نظر گرفته می‌شود که برای هر کار متفاوت است. مثلا ممکن است برای جبران عقب‌افتادگی در مطالعه فیزیک ۲ یا ۳ هفته وقت برای جبران در نظر گرفته شود اما مثلا برای کمبود خواب نهایتا ۱ تا ۲ روز مناسب است. لذا پس از پایان مهلت جبران امتیازات منفی در جای خود ثابت خواهند شد.

حال اگر کاری بیش از مقدار حداکثر تعیین شده انجام شد در این صورت دو حالت ممکن است پیش آید یا انجام بیشتر این کار مطلوب است (مثلا مطالعه) یا نامطلوب ( مثل خوابیدن و استراحت بیش از حد). اگر انجام بیشتر این کار نامطلوب باشد مانند قبل امتیاز منفی برای آن منظور شده و مدتی نیز برای جبران آن مهلت در نظر گرفته می‌شود اما در این حالت فقط امتیاز منفی خط می‌خورد چرا که کاری انجام نمی‌شود که امتیاز مثبتی برای جبران آن منظور گردد. مثلا اگر شما یک ساعت را برای تماشای تلویزیون در نظر گرفته‌اید و در روزی ۱:۳۰ این کار را انجام دادید بار ی۳۰ دقیقه اضافه امتیاز منفی متناسب منظور می‌شود و در صورتی که مثلا فردای آن روز ۳۰ دقیقه کمتر تلویزیون دیدید امتیاز منفی روز قبل پاک می‌شود اما دیگر امتیازی برای جبران کار به شما تعلق نخواهد گرفت. البته خود این ۳۰ دقیقه شما آزاد خواهد شد و احتمالا به کارهای مثبت و امتیاز آور اختصاص خواهد یافت که خود منجر به بالا رفتن امتیازات برنامه می‌شود.

حال اگر انجام اضافه کاری مطلوب بود این اضافه را جزء کارهای متفرقه و در وقتهای آزاد محاسبه خواهیم کرد که در ادامه روش این کار و چگونگی ارزیابی تواناییها و علاقه‌مندیهای شما از این طریق شرح داده خواهد شد.

 

ارزیابی و تحلیل نتایج اجرای برنامه:

پس از گذشت زمانی مناسب از اجرای این روش برنامه‌ریزی شما جدولی خواهید داشت شامل امتیازات متعدد. ارزیابی و تحلیل صحیح این امتیازات اطلاعات و گزاره‌های بسیاری از وضعیت کاری، نظم، علاقه‌مندیها و سایر مشخصات شخصی شما خواهد داشت. در این قسمت برخی از اطلاعات قابل حصول از این جدول و نحوه استخراج و استفاده از آنها تشریح می‌گردد.

اولین و ساده‌ترین داده‌ای که از این جدول حاصل می‌شود جمع یا میانگین امتیازات شما در بازه‌های زمانی مختلف است. مثلا اگر شما برنامه هفتگی را در نظر دارید می‌توانید جمع امتیازات یک هفته یا میانگین روزانه امتیازات هفته را مبنای محاسبات خود قرار دهید. با محاسبه این امتیاز وضعیت اجرای برنامه شما از لحاظ کمی و کیفی تا حدودی مشخص می‌شود. ضمنا با محاسبه این شاخص برای دوره‌های مختلف و مقایسه آنها با یکدیگر روند کارهای شما و روند رشد یا نزول شما در اجرای برنامه مشخص خواهد شد. لازم به ذکر است که نظم دیگری در لایه‌ای پنهان‌تر از آنچه معمولا ما مشاهده می‌کنیم وجود دارد که نظم در رشد و پیشرفت است مثلا اگر شما در هفته‌ای نسبت به هفته گذشته رشد زیادی داشته باشید و در هفته بعد افت و همینطور روند نامشخصی را در اجرای برنامه طی کنید هر چند برنامه‌های شما به‌نظر منظم برسد در پیشرفت و رشد دچار بی‌نظمی و آشفتگی هستید. ضمنا با کمی دقیق شدن در پیشرفتها، افتها و امتیازات می‌توانید به نقاط ضعف و قوت خود پی ببرید.

مطلب دیگری که می‌توان از تحلیل داده‌های جدول بدست آورد امتیازات تک‌تک فعالیتهاست. مثلا ممکن است شما در انجام کاری نظمی صحیح داشته باشید و در کار دیگر به هر دلیلی دچار آشفتگی و بی‌نظمی شوید. این موضوع از قابلیتهای این روش است که به دلیل مشاهده بی‌نظمی در برنامه‌های شما همه کارها و برنامه‌های شما را زیر سؤال نمی‌برد بلکه با تحلیل اجزای برنامه مشخص می‌شود که در کدام جزء قوت و در کدامیک ضعف وجود دارد که می‌توانید با تقویت نقاط قوت و اصلاح نقاط ضعف مطلوبیت و نظم را مدیریت نمود و موجب بهبود آن شد.

یکی دیگر از مسائل بسیار مهم و کلیدی ولی به ظاهر پیش‌پا افتاده که از این جدول بدست می‌آید نحوه صرف وقت شما برای کارهای مختلف در طول شبانه‌روز است. معمولا وقتی افراد با خود فکر می‌کنند که در طول روز چه کارهایی انجام می‌دهند کارهایی به ذهنشان می‌رسد که در نظرشان مهم است حال آنکه وقتی زمان همه این کارها را جمع می‌کنید شاید از نصف زمان در اختیارشان هم کمتر باشد، حال آنکه خیلی از وقتهای ما به‌کارهایی می‌گذرد که در نظر ما بی‌ارزشند و به همین دلیل هم برای مدیریت آنها برنامه خاصی نداریم. مثلا شاید هیچ‌وقت فکر نکرده‌اید زمان صحبت کردن با تلفن را مدیریت کنید چون این زمان به چشم شما نمی‌آید. بعضا هدر رفتن وقت در کارهای عادی مثل مرتب کردن، خوردن، استراحت کردن، قدم زدن و فکر کردن بسیار زیاد است. در بسیاری موارد اگر میزان وقتی را که برای فکر به انجام کاری و یا سنجیدن جوانب مختلف کار می‌گذاریم صرف انجامش کنیم بخش زیادی از آن به پیش خواهد رفت به عبارت دیگر خیلی وقتها در حال فکر به این هستیم که چه کاری انجام دهیم. و گاهی هزینه و وقتی که صرف سپردن کار به دیگران می‌شود بیش از هزینه و زمان انجام آن توسط خود فرد است. این اطلاعاتی است که در نهایت قادر خواهید بود از این جدول استخراج نمایید. یکی از دلایلی که در قسمتهای قبل گفته شد که کسانی که برنامه‌ای فشرده برای رسیدن به هدفی خاص و کوتاه‌مدت ندارند وقت بیشتری را به وقت آزاد اختصاص دهند یافتن همین وقتهایی بود که در ابتدا به چشم انسان نمی‌آید. مثالی دیگر شاید این مطلب را کمی روشن‌تر کند. فرض کنید دانش‌آموزی قصد دارد با روشهای متداول برنامه‌ای فشرده برای مطالعه درسهای خود تنظیم کند. معمولا اینطور حساب می‌کند که خوب در ۲۴ ساعت ۶ ساعت که مدرسه هستم ۸ ساعت هم می‌خوابم ۲ ساعت هم غذا و نماز و غیره، پس ۸ ساعت می‌ماند که می‌توانم درس بخوانم. او این برنامه را تنظیم می‌کند غافل از اینکه وغیره او خود میزان قابل ملاحظه‌ای وقت می‌گیرد. کافیست او در روز یک یا دو بار بخواهد از داستانی در مدرسه یا از اوضاع درسی خود برای خانواده تعریف کند و روزی ۲ بار هم تلفنی با دوستان و آشنایان صحبت کند و احتمالا به دنبال کتابهای کمک درسی برای مطالعه بگردد یا سؤالی را از کسی در همین زمینه درسی بپرسد. می‌بینید که این وغیره ساده ۲، ۳ ساعت از او وقت می‌گیرد و همین اولین نقطه در شکست برنامه اوست.

به هر حال اولین چیزی که برای مدیریت و برنامه‌ریزی لازم است داشتن اطلاعات صحیح و کافی در مورد آن‌چیزیست که می‌خواهیم آن‌را مدیریت کنیم یا برای آن برنامه‌ریزی نماییم لذا برای مدیریت و برنامه‌ریزی برای زمانی که در اختیار داریم باید بدانیم که چقدر زمان در اختیار داریم و چگونه آن‌را مصرف می‌کنیم. درحقیقت بدون توجه به وضعیت موجود نمی‌توان به درستی به سمت وضعیت مطلوب پیش رفت. یکی از مشکلاتی که اغلب برنامه‌ریزی‌های متداول دارند مثلا به شما می‌گویند اگر می‌خواهید کنکور ریاضی شرکت کنید هر درس را فلان مقدار باید مطالعه کنید یا باید اینقدر در روز درس بخوانید، بدون اینکه توجهی به وضعیت فعلی کارها، برنامه‌ها و شرایط شما داشته باشند.

با یادداشت کردن و امتیاز دادن به کارهایی که به چشم نمی‌آیند شما خواهید فهمید چه کارهایی را و با چه ارزشی انجام می‌دهید. حال می‌توانید کارهای با ارزش را تقویت و کارهای کم ارزش را که معمولا ناخودآگاه هم انجام می‌شوند کم و در صورت امکان حذف کنید که روش کنترل و مدیریت هر کدام بحثی مفصل می‌طلبد. مثلا برای جلوگیری از وهم و خیال‌بافی و ساختن تصویر آینده یک کار در ذهن که مخصوصا ازجوانان و نوجوانان وقت زیادی می‌گیرد روشهای گوناگونی وجود دارد که مثلا نوشتن کلیدواژه افکار و تمرکز بر آنها و تمرینهایی برای طبقه‌بندی ذهن از جمله آنها می‌باشند. و برای کارهای دیگر مثل صحبتها و گفتگوهای حضوری و تلفنی بیش از حد هم روشهایی برای کنترل وجود دارد که از حوصله این نوشته خارج است. بنابر این به مرور زمان با حذف زوائد چارچوب برنامه‌ها بدست می‌آید و کارهای متفرقه با زمانهای مشخص داخل قسمت اصلی برنامه می‌شوند. مثلا شما می‌فهمید که حدودا روزی ۲۰ تا ۳۰ دقیقه با تلفن صحبت می‌کنید و آنرا به صورتی که گفته شد با امتیاز مشخص وارد برنامه می‌نمایید. به این ترتیب کم‌کم از میزان وقت آزاد برنامه کاسته و نظم سیال شما به سوی مدیریت کامل فعالیتها پیش می‌رود. البته همیشه باید چیزی حدود ۱۰ تا ۱۵ درصد وقت را برای کارهای متفرقه و پیش‌بینی نشده آزاد بگذارید چرا که انسان به دلیل اینکه علم به آینده ندارد هرگز قادر به پیش بینی صد در صد برنامه‌های خود نخواهد بود.

داده مطلوب دیگری که از تحلیل کارهایی که در زمانهای آزاد انجام شده حاصل می‌شود علاقه‌مندیهای فرد است. طبیعی است که انسان پس از انجام کارهایی که وظیفه اوست به سمت انجام کارهایی می‌رود که به آنها علاقه دارد پس می‌توان از کارهایی که فردی در زمانهای آزاد خود انجام می‌دهد به علاقه‌مندیهای او پی برد. حال این علاقه‌مندیها و کارهایی که انسان در وقتهای آزاد خود انجام می‌دهد دو حالت پیدا می‌کنند با در جهت رسیدن او به اهدافش مفیدند یا مضر. مثلا مطالعه، ورزش، معاشرت با دوستان، کارهای گروهی و نظایر اینها را می‌توان مثبت و خواب بیش از حد، نگاه کردن به برنامه‌های غیر مفید تلویزیون، بازی بیش از حد و صحبتها و تلفنهای غیر ضروری و غیر مفید و امثال اینها را منفی ارزیابی کرد. در موارد مثبت و با پیدا کردن روندی صرف وقت فرد برای آنها پس از مدتی می‌توان آنها را با زمانهای منطقی و معقول وارد برنامه اصلی نمود و اهدافی برای آنها در برنامه تعیین کرد. حتی ممکن است در بلند مدت یکی از همین کارهای متفرقه تبدیل به نقطه تمرکز انسان و منجر به تغییر اهداف اولیه او شوند. مثلا کسی را فرض کنید که در رشته ریاضی یا تجربی درس می‌خواند و به نقاشی و طراحی علاقه دارد. در حال حاضر و با فشارهای محیط این علاقه و استعداد کمتر قدرت جولان پیدا می‌کند اما اگر شخص در زمانهای آزاد و با مدیریت صحیح وقت صرف این کار کند با کنترل فشارهای محیط پیرامون و ارضای خواسته‌های آن قدرت بروز این توانایی راخواهد یافت که چه بسا منجر به تغییر شرایط و خواسته محیط شده و اهداف او را دچار تغییر نماید. اصولا تغییر باید مثل تعمیر کشتی روی آب باشد یعنی برای اجرای کاری همه چیز کنار گذاشته نشود و طرحی نو در انداخته شود بلکه با لحاظ شرایط و کمترین تنش به سمت تغییر شرایط و اهداف پیش رفت.

مطلب بسیار مهمی که از این جدول قابل حصول است دوره نظم هر کار برای فرد است. به عبارت بهتر از داده‌های جدول که نتیجه اجرای آزادانه و با برنامه کارهاست. شخص می‌تواند به نطم موجود در کارهای خود پی ببرد. روش پیدا کردن این نظم به این صورت است باید جمع زمان انجام فعالیت خاص را در دوره‌های زمانی محاسبه کرد و دوره آن دوره زمانی که این جمعها نزدیکترند را به عنوان دوره نظم کار در نظر گرفت. البته راه علمی‌تر این کار استفاده از نمودارها و معادلات ریاضی است که در زیر مثالی را که با برنامه EXCEL محاسبه شده مشاهده می‌کنید

 

روز زمانهای مطالعه روزانه درس فیزیک ساعات تجمعی
۱ ۰ ۰
۲ ۱ ۱
۳ ۴ ۵
۴ ۰ ۵
۵ ۰ ۵
۶ ۱ ۶
۷ ۲ ۸
۸ ۲ ۱۰
۹ ۰ ۱۰
۱۰ ۰ ۱۰
۱۱ ۱ ۱۱
۱۲ ۰ ۱۱
۱۳ ۴ ۱۵
۱۴ ۰ ۱۵
۱۵ ۰ ۱۵
۱۶ ۲ ۱۷
۱۷ ۲ ۱۹
۱۸ ۰ ۱۹
۱۹ ۱ ۲۰
۲۰ ۰ ۲۰
۲۱ ۱ ۲۱
۲۲ ۱ ۲۲
۲۳ ۱ ۲۳
۲۴ ۲ ۲۵
۲۵ ۰ ۲۵
۲۶ ۳ ۲۸
۲۷ ۰ ۲۸
۲۸ ۱ ۲۹
۲۹ ۱ ۳۰
۳۰ ۰ ۳۰
۳۱ ۰ ۳۰
۳۲ ۲ ۳۲
۳۳ ۳ ۳۵
۳۴ ۰ ۳۵
۳۵ ۰ ۳۵

 

اگر نمودار ساعات تجمعی را در این ۳۵ روز رسم کنیم شکل زیر حاصل می‌شود:

 

مشاهده می‌کنید که روندی تقریبا خطی در مطالعات این فرد در بلند مدت مشاهده می‌شود حال آنکه در ابتدا نمی‌توان نظامی در برنامه او پیدا کرد. در این شکل دایره‌های قرمز رنگ نقاطی است که شیب برنامه عوض می‌شود یعنی رشد برنامه متوقف یا کم می‌شود یکی از راه‌های ساده برای پیدا کردن دوره تقریبی نظم شمردن این نقاط و تقسیم دوره برنامه به این عدد است. مثلا برای این مثال تعداد این نقاط ۷ نقطه است و طول دوره برنامه‌ریزی ۳۵ روز که اگر ۳۵ را به ۷ تقسیم نماییم عدد ۵ حاصل می‌شود یعنی دوره نظم این فرد در مطالعه درس فیزیک احتمالا ۵ است. برای تست این مدعا میزان مطالعه را در هر ۵ روز محاسبه می‌کنیم خواهیم دید که برای هر ۷ دوره ۵ روزه میزان مطالعه فیزیک برابر با ۵ ساعت است. لذا در این مثال نظم دقیقی برای این فرد در مطالعه فیزیک بدست آمد که می‌تواند مبنای برنامه‌ریزی او برای این کار باشد. اما در برخی موارد نیز ممکن است این نظم با این دقت حاصل نشود که یا باید در دوره‌های طولانی‌تر دنبال آن گشت یا با برنامه و روشهای کنترل عملکرد فردی خود را به نظم در دوره‌های کوتاه‌مدت عادت داد. مثلا ممکن است دوره کاری مثل مطالعه برای شخصی مثلا ۳ ماه باشد یعنی او در هر ۳ ماه مقدار مشخصی مطالعه می‌کند و این مقدار نیز پراکندگی یکنواختی در طول این ۳ ماه ندارد. خوب طبیعی است که این دوره برای کاری مثل مطالعه دوره‌ای طولانی است و باید با تمرینالت مناسب سعی شود پراکندگی کار در دوره‌های کوتاه‌تر هم یکنواخت شود.

به هر حال با کمی دقت در این جدول (حتی اگر از روزشهای ریاضی و پیچیده هم استفاده نشود فرد قادر خواهد بود در صورتی که نظمی منطقی در کارهایش وجود دارد آن را کشف نماید و نیز می‌تواند با کمترین تغییرات و فشارهای ناشی از بهم ریختن حالت عادی زندگی نظم موجود در کارها و فعالیتهای خود را پیدا و تقویت نماید. این کار باعث خواهد شد در اثر اجرای برنامه راندمان کارها کم نشود و انجام برنامه نیز کار سختی به نظر نرسد چرا که یکی از علل عدم توانایی انجام یک برنامه منظم ایجاد تغییرات ناگهانی در شیوه کارها و زندگی است که منجر به سخت شدن و انجام کوتاه‌مدت آنها می‌شود.

 

 

[۱]  این مطلب از نظام وظایف فردی اسلام و امکان قضا کردن وظایفی که فوت شده گرفته شده است

پاسخ دهید

نشانی ایمیل شما منتشر نخواهد شد. بخش‌های موردنیاز علامت‌گذاری شده‌اند *